Tính năng Find and Select sẽ giúp giải quyết được những vấn đề sau trong bảng tính của Excel.
Tìm kiếm 1 từ hoặc 01 cụm từ nào đó và thay thế nó trong sheet hiện hành
Làm sao để biết nơi nào có chứa công thức trong bảng tính hàng triệu ô, để chúng không bị vô tình xóa?
Làm sao để biết nơi nào có áp dụng Condional Formating?
Làm sao để biết nơi nào chứa Data Validation hoặc Comment?
Tính năng Find & Select cùng hộp thoai Go to… sẽ giải quyết toàn bộ những vấn đề trên
Tìm kiếm dữ liệu trong Excel
Để nhanh chóng tìm kiếm một cách cụm từ nào đó, làm theo các bước sau.
Taị Tab Home, chọn nhóm Editing, chọn Find & Select và chọn Find để hiện thị hộp thoại Tìm kiếm và Thay thế. Phím tắt giúp thao tác nhanh là kết hợp Ctrl+H hoặc Ctrl+H
Gõ một từ hoặc một cụm từ, mà chúng ta muốn tìm kiếm trong sheet hiện tại vào khung trống của hộp thoại Find and Replace. Ví dụ từ mà chúng ta cần gõ là Ferrari
Sau khi nhấn Next, nếu tìm thấy từ hoặc cụm từ trong bảng tính Excel, thì nó sẽ hiện trong bảng tính. Nhưng nếu hỏi, có bao nhiêu từ trong bảng tính đã tìm thấy? Thì cần một thao tác khác dễ hơn, để trả lời câu hỏi trên.
Thay vì nhấn nút Find Next, chúng ta chuyển sang nhấn vào nút Find All. Tính năng này giúp liệt kê kết quả tìm kiếm theo dạng List, dễ dàng quan sát được có bao nhiêu từ được tìm thấy trong bảng tính.
Thay thế dữ liệu đã được tìm kiếm
Bước tìm theo của Tìm kiếm dữ liệu, là thay thế những cụm từ đã tìm kiếm bằng một cụm từ khác.
Ví dụ bạn có một bảng tính, dữ liệu trong bảng tính có nhiều dòng liên quan tới T07/2021, và bạn muốn thay dữ liệu T07/2021 bằng một từ mới là T08/2021 thì chúng ta phải dùng tính năng Replace này rồi.
Thao tác thực hiện từng bước như sau:
Nếu sử dụng tính năng này bằng lệnh trên Menu thì rất là dài dòng và lâu. Vậy nên mình sẽ đề xuất là dùng là phím tắt để thao tác. Hãy nhấn Ctrl+H
Trong bài viết này, chúng ta cùng Tìm kiếm từ Veneno và thay nó bằng từ Diablo, cách làm giống như hộp thoại sau.
Và nhấn Find Next. Sau khi thực hiện bước này Excel chỉ thực hiện Tìm kiếm mà thôi, chứ chưa có hành động Thay thế nào cả.
Bước tiếp theo để thực hiện hành động thay thế, chúng ta cần nhấn nút Repace để thay thế từng từ, hoặc nhấn nút Replace để thay thế hàng loạt, với chỉ 01 thao tác.
Cách sử dụng hộp thoại Go to Special….
Hộp thoại Go to Special… giúp giải quyết nhanh các câu hỏi như sau?
- Làm sao để tìm kiếm toàn bộ các ô chứa Comment trong bảng tính để mà xóa chúng 01 lần?
- Làm sao để tìm kiếm và hiện lên các ô có chưa công thức trong bảng tính với hàng triệu ô?
- Làm sao để biết nơi nào áp dụng định dạng có điều kiện, để chúng ta xóa đi hoặc kiểm tra lại. Vì áp dụng nhiều sẽ làm nặng bảng tính
- Làm sao biết nơi nào áp dụng Data Validation, để chúng ta kiểm tra vùng áp dụng của nó
Trình tự thực hiện như sau:
Nếu sử dụng tình năng này trên thanh Menu thì thật là nhiều thao tác và mất thời gian. Vì thế, mình sử dụng phím tắt nhé. Các bạn hãy nhấn nút Ctrl+G, để hiển thị hộp thoại Go to Special…
Đây là toàn bộ những tính năng tìm kiếm mà chúng ta có thể tìm. Sau đây là cách tìm những nơi nào trong bảng tính của Excel sẽ xuất hiện công thức.
Do đó, chúng ta chọn vào Formulas nhé, Excel sẽ hiện kết quả là bôi đen nhưng nơi có chứa công thức trong bảng tính. Sau khi kết quả hiện ra, chúng ta có thể tô màu để nhận diện, kẻo bấm chuột đi nơi khác thì nó lại mất, phải làm lại.
Leave a Comment