Kỹ năng tin học

Cách sử dụng data validation Excel 2019

Tính năng data validation, giúp đưa các quy tắc có sẵn để người dùng hạn chế nhập sai loại dữ liệu vào các vị trí không mong muốn.

Trong Data Validation có vô vàng tính năng hữu ích, giúp người dùng Excel thao tác dữ liệu nhanh và chính xác. Hôm nay chúng ta sẽ đi qua tính năng List trong Data validation.

Tính năng List trong Data Validation giúp thiết lập 01 danh sách có sẵn, để chúng ta có thể chọn, mà không phải gõ đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.

Bước 1:

Phải chuẩn bị một danh sách danh mục, có thể là danh sách mặt hàng, hoặc danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp. Điều đặt biệt là danh mục này các mã không được trùng nhau, và mọi người nhớ là để nó ở 01 sheet riêng nhé, trong dữ liệu mình để ở sheet Danh Muc

cach-su-dung-data-validation-excel-2019-2

Bước 2:

Chọn vùng trong bảng tính, mà chúng ta muốn đặt Data Validition.

cach-su-dung-data-validation-excel-2019-3

Vào Tab Data| Nhóm Data Tools| Chọn Data Validation như hình bên dưới…

cach-su-dung-data-validation-excel-2019-4

Một hộp thoại sẽ xuất hiện như hình bên dưới. Tại Tab Setting, mục Allow chọn List, mục Source chọn vùng danh mục, mà chúng ta đã tạo trước đó. Bằng cách quét vùng danh mục đã định nghĩa ở sheet Danh Muc.

cach-su-dung-data-validation-excel-2019-5

Chuyển qua Tab Error Alert, tại đây chúng ta điền vào mục TitleError Message, để hiển thị thông báo khi người dùng nhập thông tin, mà không có sẵn trong danh mục ban đầu. Nhấn OK để kết thúc

cach-su-dung-data-validation-excel-2019-6

Và đây là kết quả sau khi thực hiện xong. Người dùng có thể chọn sẵn dành mục đã thiết lập từ trước, nếu cần bổ sung thêm mã mới thì quay lại sheet Danh Muc để bổ sung, và lưu ý vùng Source cũng phải điều chỉnh phù hợp.

cach-su-dung-data-validation-excel-2019-7

Nếu người dùng gõ vào một mã không có trong danh mục, thì sẽ hiển thị thông báo để cảnh báo cho người dùng như sau.

cach-su-dung-data-validation-excel-2019-8

OKay, chúc mừng các bạn thành công.

Leave a Comment